AI導入を相談する前に、業務のどこまでを任せるか決める
株式会社Yoriyoiの解説記事
「AIを使って仕事を減らしたい」と思っても、何を相談すればよいか迷うことがあります。相談の準備として、時間のかかっている業務を一つ選び、入力する情報と、最後に人が確認する内容を書き出してみてください。使う製品が決まっていなくても、業務の流れが分かれば検討を始められます。
いまの手順を、作業する人の順番に並べる
たとえば、問い合わせへの返信案をAIで作る場合を考えます。以下は説明用に作った例です。
現在の担当者が「問い合わせを読む」「社内資料で条件を確認する」「返信を書く」「責任者が確認する」という順に作業しているなら、その順番と参照する資料を整理します。特に、資料に答えがないときの対応を書いておくと、AIに任せる範囲を決めやすくなります。
準備する資料には、実際の顧客情報をそのまま入れる必要はありません。まずは架空の問い合わせや、氏名・連絡先を除いた見本で流れを説明できます。実データを扱う段階では、保存先、利用するサービスの契約条件、情報を閲覧できる担当者を確認してください。
AIが作るものと、人が確定するものを分ける
返信案の作成を任せるなら、価格や契約条件、納期をAIが独自に決めないようにします。担当者が確認済みの資料を参照し、分からない事項は確認待ちとして残す運用が考えられます。送信前の確認も、誰が行うかを決めておいてください。
検討時には、通常の問い合わせに加え、資料にない質問、条件が矛盾する質問、急ぎの依頼も試します。正しく回答できた例だけを見ると、担当者への引き継ぎが必要な場面を見落とします。
試行後の判断に使う記録を決める
導入前に、担当者が返信案を作る時間と、確認・修正する時間を把握してください。試行後も同じ作業を記録し、確認を含めて負担が減ったかを比較します。導入費用や月額費用に加え、資料の更新にかかる手間も判断材料になります。
相談時は、対象業務、月のおおよその件数、現在の手順、使っている資料、任せたい作業を共有すると具体的な話を進められます。数値が分からない項目は、分からないままで構いません。Yoriyoiへの相談は、AI導入・業務自動化支援の案内から確認できます。